English

Datganiad Preifatrwydd

Hysbysiad Preifatrwydd

(Sut yr ydym yn defnyddio gwybodaeth disgyblion)

Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, mae’r hysbysiad hwn yn rhoi gwybodaeth i chi ynglŷn â’r data yr ydym yn ei gadw amdanoch/eich plentyn, sut yr ydym yn ei ddefnyddio, eich hawliau mewn perthynas â’r data a’r mesurau diogelu sydd ar waith i’w amddiffyn.

Mae’r hawl i breifatrwydd yn bwysig iawn i ni ac rydym yn gwerthfawrogi eich bod yn ymddiried ynom i ymddwyn yn gyfrifol pan fyddwch yn rhoi gwybodaeth bersonol i ni. Golyga data personol neu wybodaeth bersonol, unrhyw wybodaeth ynglŷn ag unigolyn y gellir ei defnyddio i adnabod yr unigolyn hwnnw.

Mae’r ysgol wedi ei chofrestru fel rheolydd data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Mae manylion llawn o’r cofrestriad ar gael ar gofrestr yr ICO o reolyddion data. Mae’r ysgol, fel y rheolydd data, yn gyfrifol am data personol disgyblion.

Mae ganddom hefyd fersiwn ‘Hysbysiad Preifatrwydd- Ysgolion- Plant a Phobl Ifanc’ sydd wedi ei greu yn benodol ar gyfer plant a phobl ifanc i’w ddarllen. Y categorïau o wybodaeth disgyblion yr ydym yn ei phrosesu:

Pam yr ydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth disgyblion Mae’r data personol a gesglir yn hanfodol er mwyn i’r ysgol allu cyflawni ei swyddogaethau swyddogol a chwrdd â gofynion cyfreithiol.

Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth disgyblion at y dibenion canlynol:

Ni fydd yr wybodaeth yn cael ei defnyddio at ddibenion nad ydynt yn gydnaws â pham y cafodd ei chasglu yn y lle cyntaf, oni bai ein bod yn ystyried yn rhesymol ein bod angen ei defnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw yn gydnaws â’r pwrpas gwreiddiol. Noder os gwelwch yn dda efallai y bydd rhaid i ni brosesu data personol heb i chi fod yn ymwybodol a heb eich caniatâd lle mae hyn yn ofynnol neu os caniateir hyn gan y gyfraith.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol oherwydd bod gennym un o’r seiliau cyfreithiol canlynol dros brosesu (Erthygl 6 (GDPR)):

Yn llai cyffredin, gallwn hefyd ddefnyddio gwybodaeth bersonol lle:

Os ydych wedi rhoi eich caniatâd i ni ddefnyddio data, gallwch dynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw amser.

Mae’n ofynnol i ni rannu gwybodaeth dan ddeddfwriaeth a rheoliadau penodol.

Mae rhai o’r rhesymau a restrir uchod dros gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yn gorgyffwrdd, a gall fod sawl sail sy’n cyfiawnhau defnydd yr ysgol o’ch data. Os ydym yn prosesu unrhyw ddata categori arbennig, yn ogystal ag unrhyw un o’r seiliau cyfreithiol uchod, bydd prosesu yn angenrheidiol oherwydd bod un o’r amodau dan Erthygl
9 (GDPR) yn berthnasol.

Efallai y byddwn yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth categori arbennig sy’n datgelu gwybodaeth ynglŷn â:

Rydym yn cymhwyso’r egwyddorion canlynol pan ddefnyddiwn wybodaeth bersonol

Sut yr ydym yn casglu gwybodaeth disgyblion

Rydym yn casglu gwybodaeth disgyblion drwy ffurflenni mynediad, ffurflenni cofrestru a ffurflenni caniatâd â gwblheir fel arfer ar ddechrau pob blwyddyn ysgol, ond efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth ar adegau eraill yn ystod y flwyddyn ysgol. Yn ogystal â hyn, pan fydd plentyn yn ymuno â ni o ysgol arall, rydym yn derbyn ffeil ddiogel yn cynnwys yr wybodaeth berthnasol.

Mae’n bosib y byddwn hefyd yn casglu, storio a rhannu gwybodaeth bersonol gan gynnwys ffotograffau, delweddau a recordiadau clywedol drwy technoleg sydd yn cael ei ddefnyddio ar gyfer amcanion dysgu ar-lein ac ar gyfer cyfathrebu gyda disgyblion, rhieni ac y gymuned ehangach. Gall hyn fod drwy gwahanol dechnoleg, apps a chyfrifon cyfryngau cymdeithasol (fel Microsoft Teams, Zoom, SeeSaw a Facebook). Mae gennym systemau CCTV mewn lleoliadau allweddol er pwrpas diogelwch ac atal a chanfod trosedd. Arddangosir arwyddion clir yn hysbysu bod CCTV ar waith ac yn rhoi manylion ynglŷn â gyda phwy i gysylltu am ragor o wybodaeth amdano. Byddwn ond yn datgelu delweddau CCTV i drydydd partïon at ddibenion diogelwch y cyhoedd ac i atal a chanfod trosedd.

Mae data disgyblion yn hanfodol ar gyfer defnydd gweithredol yr ysgol. Tra bod y mwyafrif o wybodaeth disgyblion yr ydych yn ei darparu i ni yn hanfodol, darperir peth ohono i ni ar sail wirfoddol. Er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data, byddwn yn eich hysbysu wrth gasglu’r wybodaeth os oes angen i chi ddarparu gwybodaeth benodol am ddisgybl i ni (ac os oes, beth yw’r canlyniadau posib o beidio â chydymffurfio), neu a oes gennych ddewis.

Sut yr ydym yn cadw gwybodaeth yn gywir ac yn gyfredol

Rydym eisiau sicrhau fod gwybodaeth bersonol ein disgyblion yn gywir ac yn gyfredol. Rydym yn gofyn i rieni a gofalwyr gymryd camau rhesymol i sicrhau fod y data personol sydd gennym amdanoch a’ch plentyn/y sawl sydd yn eich gofal yn gywir a’ch bod yn ein diweddaru ar unrhyw newidiadau. Byddwn yn cadarnhau yn rheolaidd gyda chi bod yr wybodaeth yn gywir, yn benodol cyfeiriadau a chofnodion electronig. Mi fyddwn ni yn diweddaru’r gwybodaeth mor fuan â phosib yn ein cofnodion papur ac hefyd yn ein cofndion electronig.

Sut yr ydym yn storio data disgyblion

Caiff data personol ei storio yn unol â’n Polisi Diogelu Data Ysgolion. Mae pa mor hir yr ydym yn cadw gwybodaeth cyn y ceir gwared ohoni’n ddiogel yn amrywio yn dibynnu ar y math o wybodaeth, gofynion cyfreithiol ac anghenion yr ysgol. Byddwn yn prosesu data disgyblion yn ddiogel at y dibenion uchod am ddim hirrach na sy’n angenrheidiol ac yn unol â’r cyfnod penodedig sydd yn ein Cyfnodau Cadw Cofnodion Ysgolion. Gellir cael yr wybodaeth hon drwy gysylltu â’r Pennaeth.

Gyda phwy yr ydym yn rhannu gwybodaeth disgyblion

Lle mae’n angenrheidiol ac yn gyfreithlon, neu lle mae’n ofynnol dan rwymedigaeth gyfreithiol, efallai y byddwn yn rhannu gwybodaeth berthnasol gyda:

Mae hefyd yn gyfreithiol ofynnol i ni amddiffyn yr arian cyhoeddus yr ydym yn ei weinyddu a gallwn rannu gwybodaeth a ddarperir i ni gyda chyrff eraill sy’n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus i atal a chanfod twyll ac anghysondeb.

Pam yr ydym yn rhannu gwybodaeth disgyblion yn rheolaidd

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth ynglŷn â’n disgyblion gydag unrhyw un heb ganiatâd oni bai bod y gyfraith a’n polisïau yn caniatáu i ni wneud hynny.

Lle bo’n briodol, byddwn yn ymrwymedig i ddatblygu a gweithredu cytundebau rhannu data ffurfiol yn seiliedig ar y set gyffredin o egwyddorion a safonau yn unol â Chytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (WASPI).


Llywodraeth Cymru a’r Awdurdod Lleol

Mae’n ofynnol i ni rannu gwybodaeth ynglŷn â’n disgyblion gyda Llywodraeth Cymru un ai’n uniongyrchol neu drwy ein hawdurdod lleol, Cyngor Sir Ynys Môn, at ddibenion casglu data, dan Reoliadau Gwybodaeth am Ddisgyblion (Cymru) 2011.

Mae Llywodraeth Cymru’n casglu data personol drwy gydol bywyd ysgol disgybl o leoliadau addysgol ac awdurdodau lleol drwy gasgliadau data statudol amrywiol megis:

Yn ogystal â’r data a gesglir fel rhan o’r CYBLD, mae Llywodraeth Cymru ac awdurdodau lleol hefyd yn derbyn gwybodaeth ynglŷn ag asesiadau Cwricwlwm Cenedlaethol, canlyniadau arholiadau cyhoeddus a data presenoldeb ar lefel disgyblion unigol, sy’n dod o ysgolion ac/neu gyrff dyfarnu (e.e. CBAC).Mae’r awdurdod lleol hefyd yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gesglir drwy’r CYBLD i wneud ymchwil. Mae’n defnyddio canlyniadau’r ymchwil i wneud penderfyniadau ar bolisïau a chyllid ysgolion i gyfrifo perfformiad ysgolion a’u cynorthwyo i osod targedau. Cynhelir yr ymchwil mewn ffordd sy’n sicrhau na ellir adnabod disgyblion unigol.

Defnyddir y data yr ydym yn ei rannu gyda Llywodraeth Cymru am ddisgyblion drwy gasgliadau data at y dibenion isod:

I ganfod mwy am y gofynion casglu data a roddir arnom gan Lywodraeth Cymru, gan gynnwys y data yr ydym yn ei rannu gyda nhw, ewch i https://llyw.cymru/casglu-data-a-rheoli-gwybodaeth-i-ysgolion

Trosglwyddir data yn ddiogel a chaiff ei gadw gan Lywodraeth Cymru dan gyfuniad o reolyddion meddalwedd a chaledwedd, gan gynnwys HWB (platfform digidol ar gyfer dysgu ac addysgu yng Nghymru).

Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu (Iechyd Cyhoeddus Cymru) Mae’n bosib bydd angen i ni rannu data personol gyda’r Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu ac mewn rhai achosion, Cyngor Sir Ynys Môn, er mwyn diogelu disgyblion, staff ysgol ac y gymuned ehangach rhag lledaeniad Covid-19. I ganfod mwy am y Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu, ewch i https://llyw.cymru/profi-olrhain-diogelu

Sut yr ydym yn edrych ar ôl gwybodaeth

Dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae’n rhaid i ni amddiffyn unrhyw wybodaeth yr ydym yn ei chasglu gennych. Rydym wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith ac wedi gweithredu safonau a rheolyddion diogelwch i atal data personol rhag mynd ar goll, cael ei ddefnyddio neu ei gyrchu’n ddamweiniol mewn ffordd anawdurdodedig, ei altro neu ei ddatgelu. Bydd yr wybodaeth yr ydych wedi ei darparu yn cael ei storio’n ddiogel. Yn ogystal â hyn, rydym yn cyfyngu mynediad at data personol i’r gweithwyr, contractwyr a thrydydd partïon eraill sydd angen mynediad ato. Byddant ond yn prosesu data personol ar ein cyfarwyddyd ni ac maent yn destun i ddyletswydd cyfrinachedd. Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw ddigwyddiadau diogelwch data a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol sy'n ymwneud â’r digwyddiad lle mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.

Eich hawliau diogelu data

Dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawliau sy’n cynnwys:

Eich hawl i gael gwybod bod gwybodaeth amdanoch yn cael ei defnyddio

Eich hawl i fynediad – mae gennych hawl i ofyn i ni am gopïau o’ch gwybodaeth bersonol (gweler ‘gwneud cais am fynediad at eich data personol’ isod am fwy o fanylion).

Eich hawl i gywiro – mae gennych yr hawl i ofyn i ni gywiro gwybodaeth y credwch ei bod yn anghywir. Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni gwblhau gwybodaeth y credwch ei bod yn anghyflawn.

Eich hawl i ddileu – mae gennych yr hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan amgylchiadau penodol.

Eich hawl i gyfyngu ar brosesu – mae gennych yr hawl i ofyn i ni gyfyngu’r prosesu sy’n digwydd i’ch gwybodaeth personol dan amgylchiadau penodol. Eich hawl i wrthod prosesu – mae gennych yr hawl i wrthwynebu i’r prosesu sy’n digwydd i’ch data personol dan amgylchiadau penodol. Mae gennych yr hawl i wrthwynebu i brosesu sy’n digwydd i’ch data personol sy’n debygol o achosi, neu sydd yn achosi difrod neu drallod.

Eich hawl i gludadwyedd data – mae gennych yr hawl i ofyn i ni drosglwyddo’r wybodaeth y rhoesoch i ni i sefydliad arall, neu i chi, dan amgylchiadau penodol.

Dan rai amgylchiadau, mae gennych yr hawliau canlynol hefyd:

Gwneud cais am fynediad at eich data personol


Dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gan rieni a disgyblion yr hawl i wneud cais am fynediad at wybodaeth yr ydym yn ei chadw amdanynt. Adnabyddir hyn yn gyffredin fel “cais gan wrthrych y data”. Mae hyn yn galluogi i chi dderbyn copi o’r data personol yr ydym yn ei gadw amdanoch ac i wirio ein bod yn ei brosesu’n gyfreithlon.

Er mwyn gwneud cais am eich gwybodaeth bersonol, neu i gael mynediad at gofnod addysgol eich plentyn, cysylltwch â swyddfa’r ysgol yn uniongyrchol.Byddwch yn derbyn copïau o’ch data personol o fewn cyfnod statudol o fis (neu os yw darparu eich data personol yn fater cymhleth, bydd hyn yn cael ei wneud cyn gynted ag sy’n rhesymol o fewn 3 mis).

Efallai y bydd rhaid i ni ofyn am wybodaeth benodol gennych i’n cynorthwyo i gadarnhau eich hunaniaeth ac i sicrhau eich hawl am fynediad at eich data personol (neu i ymarfer unrhyw rai o’ch hawliau eraill). Mae hwn yn fesur diogelwch i sicrhau na ddatgelir data personol i unrhyw unigolyn nad oes gan yr hawl i’w dderbyn. Efallai y byddwn hefyd yn cysylltu â chi i ofyn am wybodaeth bellach mewn perthynas â’ch cais er mwyn cyflymu ein hymateb. Bydd eich data personol yn cael ei ddarparu i chi yn rhad ac am ddim, fodd bynnag, os yw eich cais yn amlwg yn ddi-sail, yn ailadroddus neu’n ormodol, bydd ffi rhesymol yn cael ei chodi. Fel arall, gallwn wrthod i gydymffurfio â’ch cais dan yr amgylchiadau hyn.

Cysylltu

Manylion yr ysgol fel y rheolydd data yw’r canlynol:

Enw’r Ysgol: Canolfan Addysg Y Bont
E-bost:pennaeth.bont@ynysmon.gov.uk
Rhif Ffôn: 01248750151
Cyfeiriad:Canolfan Addysg Y Bont, Ffordd Cildwrn, Llangefni, Ynys Mon LL77 7PG

Rydym hefyd wedi penodi Swyddog Diogelu Data Ysgolion drwy’r Awdurdod Lleol. Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn, gan gynnwys unrhyw geisiadau i ymarfer eich hawliau cyfreithiol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data Ysgolion yn defnyddio’r manylion yr amlinellir isod:

E-bost: dpoysgolionmon@ynysmon.gov.uk
Rhif ffôn: 01248 751833
Cyfeiriad: Gwasanaeth Dysgu, Cyngor Sir Ynys Môn, Swyddfeydd y Cyngor, Llangefni, Ynys Môn, LL77 7TW

Mae gennych yr hawl i wneud cwyn ar unrhyw amser i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef y rheoleiddiwr annibynnol dros ddiogelu data. Os oes gennych bryder neu gŵyn ynglŷn â’r ffordd yr ydym yn casglu neu’n defnyddio eich data personol, dylech godi eich pryder gyda ni yn y lle cyntaf fel y gallwn geisio datrys unrhyw broblemau.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO):
E-bost: https://ico.org.uk/concerns/
Rhif ffôn: 0303 123 1113
Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Mae cyngor ac arweiniad ar gael ar eu gwefan www.ico.org.uk

Newidiadau i’n Hysbysiad Preifatrwydd

Rydym yn cadw ein Hysbysiad Preifatrwydd dan adolygiad parhaus a byddwn yn rhannu unrhyw ddiwygiadau.